2号×美亚集团 | 借力2号人事部,实现企业员工信息化管理

广州美亚电子商务国际旅行社有限公司成立于1997年,总部设在广州,目前已在北京、上海、深圳、香港、成都、武汉、长沙、东莞、青岛、重庆、西安、哈尔滨等地设有分支机构。公司核心业务涵盖机票B2B平台、商旅管理、旅游度假为主的三大板块,为客户提供专业的旅游产品服务解决方案,服务客户遍布全球。

美亚集团为客户提供高品质服务的同时,在企业内部的员工管理上,也一直没少花心思,目前已经基本实现了企业员工信息化管理。
但这个信息化过程并非一蹴而就,期间也经历过很多尝试跟摸索,这次我们就美亚集团企业员工信息化管理的历程,对集团信息部负责人做了一次采访。
美亚集团员工管理信息化的基本历程如下,希望能给各位HR提供一些借鉴价值。
在实现信息化之初,企业内部员工管理的工作,HR都要手工来做,比如有新员工入职的时候,先要填写员工入职登记表,填完表之后,员工把身份证、学历证、体检报告等相关入职资料原件交给HR,HR拿去扫描打印,打印完成之后,把这些资料整理好,放到专门的员工档案柜里面,再把原件返还给员工。
后来公司的规模越来越大,在国内其他主要城市也陆续设置了分支机构,每个分支机构都需要聘有专门的HR负责员工管理工作。比如在举办员工生日会的时候,HR需要在员工信息表里面把相关生日员工统计出来,合同快到期的员工信息也要在excel里面一个个查找,很麻烦。
近几年,在信息化浪潮的冲击下,人力资源圈也开始了信息化变革,我们也一直有关注行业动态,并及时引入了2号人事部帮助我们实现了信息化员工管理。
员工自助入职,入职资料实时同步到2号后台
自2017年8月份启用2号人事部之后,我们HR在办理员工入职的时候,只需要让员工扫描入职登记二维码,员工就可以用手机自助办理入职,通过手机在线填写个人相关信息,身份证、学历证等图片信息也可以直接用手机上传,员工提交登记表之后,数据将实时同步到HR的2号管理后台,省去了我们HR大量手工作业,节省了很多时间。
另外这种高效便捷的的自助入职方式,也能给员工带来良好的体验,提高员工对企业的好感度。
实现集团内部人事数据信息共享,员工线上信息完整率达90%
在之前各分公司的员工信息是没办法做到实时共享的,有时候总部需要分公司员工信息的时候,很难调取,费事费力还容易出篓子。
而使用2号人事部之后,通过线上的方式,现在集团各分公司的员工人事数据都是可以共享的,方便总部HR整体管理,提高集团内部办事效率。
所有员工档案线上管理,员工材料存档率达89%
员工在入职的时候,就自助把自己的档案上传到了HR的2号人事部工作系统,系统会对这些档案信息自动归类,这样HR就不用手动统计员工的生日、入职日期等数据了,员工生日或者合同即将到期的时候,系统还会自动提醒HR,再也不用HR一个个手动搜索管理了。
有了2号人事部之后,我们HR就可以专注于自己的业务本身,提高自己的工作价值。除了员工信息管理,以后我们还会逐渐解锁2号人事部的其他实用功能,如招聘模块、人才测评、电子合同等,让我们HR的工作更加轻松。
2022-05-18
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